Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Päivitys 8.4.2020

Rekisterinpitäjä: Varaosamaailma Oy

Postiosoite: Varaosamaailma Oy, PL 169, 80101 JOENSUU

Puhelinnumero: 030 621 1000 (vaihde)

Käyntiosoite: Tulliportinkatu 55, 80130 JOENSUU

Rekisterinpitäjän edustaja: Sami Tuupanen

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:

– Tilaus-, palvelu- ja yritysasiakkuussopimukset

– Lainsäädännön vaatimukset muun muassa kirjanpitoaineiston säilytyksestä

– Asiakkaan suostumus suoramarkkinointia varten.

Henkilötietoja käsitellään sopimusten ja lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, asiakassuhteiden hoitamiseksi, personoidun markkinoinnin mahdollistamiseksi sekä yhteyden pitämiseksi asiakkaaseen.

Käsitellyt henkilötiedot:

  • Asiakkaan nimi
  • Toimitus- ja laskutusosoite, postinumero ja -toimipaikka
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Asiakasnumero
  • Y-tunnus
  • Asiakassuhteen hoitamiseen käytettävät markkinointiviestintätiedot
  • Yritysasiakkaaksi tunnistautuneena tekemät ostokset
  • Liittymispäivämäärä
  • Tietojen viimeisin muokkausajankohta

Säännönmukaiset tietolähteet:

  • Asiakkuudenavaushakemus
  • Julkiset yritystiedot

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, profilointi ja säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Varaosamaailma Oy huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, EU-US Privacy Shield -sopimus tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

Asiakastietoja voidaan käyttää analytiikka- ja personointitarkoituksiin kolmansien osapuolten kanssa. Ostokäyttäytymis- ja selaustietoja hyödynnetään personoidun markkinoinnin tuottamiseksi. Emme katso personoidulla markkinoinnilla olevan tietosuoja-asetuksessa mainittuja oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia markkinoinnin kohteelle. Personointitarkoituksiin käytetyt henkilötiedot on anonymisoitu tai pseudonymisoitu aina mahdollisuuksien mukaan. Pseudonymisoidun tiedon pystyy yhdistämään rekisteröidyn nimeen vain määrätty osa Varaosamaailman henkilökuntaa, jonka toimenkuvaan asiakasrekisterin käsitteleminen kuuluu.

Asiakastietoja ei luovuteta Varaosamaailman tai Varaosamaailman lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan. Tarvittaessa tietoja luovutetaan myös viranomaisille. Viranomaispyyntö informoidaan myös rekisterissä olevalle asiakkaalle, mikäli se on lain mukaan sallittua.

Toimitamme asiakastietoja tietosuojaselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi:

  • Sähköpostimarkkinointikumppanille
  • Painotalolle, kun teetetään osoitteellisia markkinointimateriaaleja
  • Kuljetusliikekumppanille, jos tilauksen valittu toimitustapa on kuljetus lähimpään Postiin, Matkahuollon noutopisteeseen tai muita kuriiripalveluja hyödyntäen
  • Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun
  • Tuotteen toimittajalle, jos asiakas tilaa sähköisen lisenssin tai suoratoimitustuotteen
  • Huoltoyhtiölle voidaan välittää takuuhuollon yhteydessä tuotteen tilaukseen liittyviä tietoja
  • Tullille, tuotteita verottomana ostettaessa
  • Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Varaosamaailma käsittelee henkilötietoja Suomen kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen suojaaminen on liiketoimintamme keskeinen osa. Käytössämme on asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen antaminen on yritysasiakkuussopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Henkilötiedot säilytetään asiakasrekisterissä asiakassuhteen päättymiseen asti tai niin kauan kuin lainsäädäntö sitä edellyttää. Suoramarkkinointia varten annetut henkilötiedot säilytetään siihen saakka, kun markkinointia varten annettu suostumus peruutetaan.

Ostotietojen säilytysaika

Tositemateriaali säilytetään voimassa olevan kirjanpitolain mukaisesti tilikauden päättymisen jälkeen alkavan seuraavan kalenterivuoden alusta lukien kuusi vuotta.

ATK-pohjainen asiakasjärjestelmä

Ainoastaan määrätyillä Varaosamaailma Oy:n henkilökunnalla ja Varaosamaailma Oy:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasjärjestelmän tietoja. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat. Henkilökunta voi käyttää asiakasjärjestelmän tietoja vain tehtävän vaatimalla tavalla. Rekisteriä saavat käyttää ainoastaan henkilöt, jotka tarvitsevat sitä toimenkuvassaan. Rekisteriä käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Järjestelmä on suojattu tietoturvajärjestelmällä ulkoisia uhkia vastaan.

Rekisteröidyn oikeudet

  • Rekisteriin kuuluva yritysasiakas voi pyytää tallennetut tietonsa ja muokkauttaa tietojaan sekä markkinointilupiaan Varaosamaailman toimipisteellä. Sähköpostitse pyydetyt tallennetut tiedot toimitetaan sähköisesti. Tietojen muokkaus tai niiden toimittaminen edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
  • Rekisteriin kuuluva henkilö voi pyytää tietonsa kirjallisena osoitteesta:

Varaosamaailma Oy, PL 169, 80101 JOENSUU. Tietojen toimittaminen postitse edellyttää henkilöllisyyden todistamista. Pyynnöstä tulee ilmetä: nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.

  • Yritysasiakas voi irtisanoa yritysasiakkuuden ilmoittamalla siitä Varaosamaailman toimipisteelle. Yritysasiakkuuden päättyessä päättyy myös BG-tuoteluettelo-palvelun käyttöoikeus. Yritysasiakkuuden irtisanominen edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
  • Kuka tahansa rekisteriin kuuluva henkilö saa vaatia tietojensa oikaisemista, poistamista tai tietojen käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa mainituin edellytyksin. Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa suostumuksensa suoramarkkinointiin tai vastustaa hänen henkilötietojensa käyttämistä tähän tarkoitukseen. Edellä kerrotusta huolimatta tietoja voidaan edelleen käsitellä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää automaattisesti käsitellyt henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, mikäli tämä on teknisesti mahdollista. Mikäli rekisteröity kokee, että tietosuoja-asetusta ei noudateta hänen henkilötietojensa käsittelyssä, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojaselosteen päivitykset

Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten pidätämme oikeuden tehdä ajoittain päivityksiä tietosuojaselosteeseen.

Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, informoimme muutoksista, sekä niihin liittyvistä laillisista käsittelyperusteista.