Tietosuojaseloste
Päivitys 14.4.2021
Rekisterinpitäjä: Varaosamaailma Oy
Postiosoite: Varaosamaailma Oy, PL 169, 80101 JOENSUU
Puhelinnumero: 030 621 1000 (vaihde)
Käyntiosoite: Tulliportinkatu 55, 80130 JOENSUU
Rekisterinpitäjän edustaja: Sami Tuupanen
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:
– Tilaus-, palvelu- ja yritysasiakkuussopimukset
– Lainsäädännön vaatimukset muun muassa kirjanpitoaineiston säilytyksestä
– Asiakkaan suostumus suoramarkkinointia varten.
Henkilötietoja käsitellään sopimusten ja lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, asiakassuhteiden hoitamiseksi, personoidun markkinoinnin mahdollistamiseksi sekä yhteyden pitämiseksi asiakkaaseen.
Käsitellyt henkilötiedot:
- Asiakkaan nimi
- Toimitus- ja laskutusosoite, postinumero ja -toimipaikka
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Asiakasnumero
- Y-tunnus
- Asiakassuhteen hoitamiseen käytettävät markkinointiviestintätiedot
- Yritysasiakkaaksi tunnistautuneena tekemät ostokset
- Liittymispäivämäärä
- Tietojen viimeisin muokkausajankohta
Säännönmukaiset tietolähteet:
- Asiakkuudenavaushakemus
- Julkiset yritystiedot
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, profilointi ja säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Varaosamaailma Oy huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, EU-US Privacy Shield -sopimus tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.
Asiakastietoja voidaan käyttää analytiikka- ja personointitarkoituksiin kolmansien osapuolten kanssa. Ostokäyttäytymis- ja selaustietoja hyödynnetään personoidun markkinoinnin tuottamiseksi. Emme katso personoidulla markkinoinnilla olevan tietosuoja-asetuksessa mainittuja oikeusvaikutuksia tai muuten merkittäviä vaikutuksia markkinoinnin kohteelle. Personointitarkoituksiin käytetyt henkilötiedot on anonymisoitu tai pseudonymisoitu aina mahdollisuuksien mukaan. Pseudonymisoidun tiedon pystyy yhdistämään rekisteröidyn nimeen vain määrätty osa Varaosamaailman henkilökuntaa, jonka toimenkuvaan asiakasrekisterin käsitteleminen kuuluu.
Asiakastietoja ei luovuteta Varaosamaailman tai Varaosamaailman lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan. Tarvittaessa tietoja luovutetaan myös viranomaisille. Viranomaispyyntö informoidaan myös rekisterissä olevalle asiakkaalle, mikäli se on lain mukaan sallittua.
Toimitamme asiakastietoja tietosuojaselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi:
- Sähköpostimarkkinointikumppanille
- Painotalolle, kun teetetään osoitteellisia markkinointimateriaaleja
- Kuljetusliikekumppanille, jos tilauksen valittu toimitustapa on kuljetus lähimpään Postiin, Matkahuollon noutopisteeseen tai muita kuriiripalveluja hyödyntäen
- Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun
- Tuotteen toimittajalle, jos asiakas tilaa sähköisen lisenssin tai suoratoimitustuotteen
- Huoltoyhtiölle voidaan välittää takuuhuollon yhteydessä tuotteen tilaukseen liittyviä tietoja
- Tullille, tuotteita verottomana ostettaessa
- Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
Rekisterin suojauksen periaatteet
Varaosamaailma käsittelee henkilötietoja Suomen kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen suojaaminen on liiketoimintamme keskeinen osa. Käytössämme on asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen antaminen on kanta-asiakassopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Henkilötiedot säilytetään kanta-asiakasrekisterissä asiakassuhteen päättymiseen asti tai minimissään kuusi vuotta. Suoramarkkinointia varten annetut henkilötiedot säilytetään siihen saakka, kunnes markkinointia varten annettu suostumus peruutetaan. Verkkokauppa-asiakkaiden tilauksen tekemisen yhteydessä antamat yhteystiedot säilytetään asiakasrekisterissä kuusi vuotta.
Motonetin järjestämiin markkinointiarpajaisiin osallistuneiden henkilötietoja ei tallenneta erillisiksi rekistereiksi eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.
Ostotapahtumiin, palautuksiin ja laskutukseen liittyvien tositteiden säilytys
Tositemateriaali säilytetään voimassa olevan kirjanpitolain mukaisesti tilikauden päättymisen jälkeen alkavan seuraavan kalenterivuoden alusta lukien kuusi vuotta.
Reklamaatioasioiden käsittelemiseksi tarpeelliset tiedot sekä oikeusvaateisiin liittyvät tiedot säilytetään asian käsittelyn kannalta edellytetyn ajan, joka tyypillisesti ei ylitä kuutta vuotta.
Asiakaspalvelun puhelutallenteita säilytetään enintään yhden vuoden ajan.
ATK-pohjainen asiakasjärjestelmä
Ainoastaan määrätyillä Varaosamaailma Oy:n henkilökunnalla ja Varaosamaailma Oy:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasjärjestelmän tietoja. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat. Henkilökunta voi käyttää asiakasjärjestelmän tietoja vain tehtävän vaatimalla tavalla. Rekisteriä saavat käyttää ainoastaan henkilöt, jotka tarvitsevat sitä toimenkuvassaan. Rekisteriä käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Järjestelmä on suojattu tietoturvajärjestelmällä ulkoisia uhkia vastaan.
Rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteriin kuuluva yritysasiakas voi pyytää tallennetut tietonsa ja muokkauttaa tietojaan sekä markkinointilupiaan Varaosamaailman toimipisteellä. Sähköpostitse pyydetyt tallennetut tiedot toimitetaan sähköisesti. Tietojen muokkaus tai niiden toimittaminen edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
- Rekisteriin kuuluva henkilö voi pyytää tietonsa kirjallisena osoitteesta:
Varaosamaailma Oy, PL 169, 80101 JOENSUU. Tietojen toimittaminen postitse edellyttää henkilöllisyyden todistamista. Pyynnöstä tulee ilmetä: nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.
- Yritysasiakas voi irtisanoa yritysasiakkuuden ilmoittamalla siitä Varaosamaailman toimipisteelle. Yritysasiakkuuden päättyessä päättyy myös BG-tuoteluettelo-palvelun käyttöoikeus. Yritysasiakkuuden irtisanominen edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
- Kuka tahansa rekisteriin kuuluva henkilö saa vaatia tietojensa oikaisemista, poistamista tai tietojen käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa mainituin edellytyksin. Rekisteröity voi koska tahansa peruuttaa suostumuksensa suoramarkkinointiin tai vastustaa hänen henkilötietojensa käyttämistä tähän tarkoitukseen. Edellä kerrotusta huolimatta tietoja voidaan edelleen käsitellä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää automaattisesti käsitellyt henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, mikäli tämä on teknisesti mahdollista. Mikäli rekisteröity kokee, että tietosuoja-asetusta ei noudateta hänen henkilötietojensa käsittelyssä, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Tietosuojaselosteen päivitykset
Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten pidätämme oikeuden tehdä ajoittain päivityksiä tietosuojaselosteeseen.
Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, informoimme muutoksista, sekä niihin liittyvistä laillisista käsittelyperusteista.